Por dónde empezar a automatizar con IA: la regla de los segundos
No se empieza por lo que más duele ni por lo que más tiempo consume. Se empieza por aquello cuyo resultado se puede comprobar en segundos, y hay un motivo técnico detrás.
EXPEDIENTE
Hay una pregunta que aparece en todas las reuniones donde se decide meter inteligencia artificial en una empresa: ¿por dónde empezamos? Y la respuesta habitual es mala. Se empieza por lo que más duele o por lo que más tiempo consume, y las dos son la respuesta equivocada.
Hay un criterio mejor y se puede explicar en una frase: empieza por aquello cuyo resultado puedas comprobar en segundos.
De dónde sale la regla
De observar en qué se ha vuelto buenísima la inteligencia artificial y en qué sigue floja, y darse cuenta de que lo que separa unas cosas de otras no es la dificultad.
Programar es difícil, y ahí los modelos van sobrados. Diagnosticar por qué un cliente dejó de comprar es más fácil de explicar y ahí van flojos. La diferencia no está en la complejidad de la tarea: está en cuánto se tarda en saber si la respuesta era correcta.
Un programa compila o no compila, pasa las pruebas o no las pasa, y se sabe en segundos. Un teorema matemático se verifica. Una traducción se contrasta. En esos terrenos, un sistema puede intentarlo un millón de veces, comprobar solo si acertó y mejorar sin que nadie le enseñe.
En cambio, saber si una decisión comercial fue buena exige esperar meses y aun así el resultado depende de veinte factores más. Ahí no se puede practicar. Y sin práctica verificable, no hay mejora rápida.
El proceso concreto
Tomemos una empresa mediana que factura por proyectos y quiere usar IA. Sobre la mesa suele haber tres candidatos:
- Redactar las propuestas comerciales.
- Decidir a qué clientes potenciales llamar.
- Revisar que las facturas emitidas cuadren con lo pactado.
La intuición dice que el segundo es el más valioso, porque afecta a la venta. La regla de la verificación dice que se empiece por el tercero.
Cómo se resuelve hoy sin IA
El repaso de facturas lo hace alguien de administración cruzando dos documentos: lo que dice el contrato o el presupuesto y lo que dice la factura. Encuentra descuadres cada cierto tiempo: conceptos que se facturaron de más, horas que se olvidaron de facturar, precios que no coinciden con el acuerdo.
Es un trabajo lento, aburrido y con resultado inmediatamente comprobable: o los números cuadran o no cuadran.
Qué cambia con IA y qué no
Cambia que ese cruce lo puede hacer un sistema en segundos y sobre todas las facturas, no sobre una muestra. Y que cada resultado se puede verificar al instante: se abre el contrato y se mira.
No cambia quién decide. El sistema señala descuadres; alguien decide si se reclama, si se perdona o si hubo un acuerdo verbal que no está en ningún papel.
Y hay algo que mejora solo: como el acierto se comprueba, se puede medir. A las cuatro semanas se sabe con exactitud cuántos avisos eran reales y cuántos falsos, y ese número dice si sigue o se para. En el caso de a qué cliente llamar, ese número no existe hasta dentro de un trimestre.
Costo y requisitos
Los requisitos previos, como siempre, son los que casi nadie tiene:
- Los dos documentos en formato legible por máquina. Si los presupuestos están en PDF escaneado, el proyecto empieza por digitalizarlos, y ahí se va el primer mes.
- Una regla escrita de qué es un descuadre. Suena obvio y no lo es: hay que decidir si una diferencia de dos euros cuenta, si un concepto agrupado cuenta, si un descuento verbal cuenta.
- Alguien que revise los avisos las primeras semanas. No para siempre: para calibrar.
El costo mensual de un proceso así es bajo, porque se procesan documentos cortos y solo cuando se emite una factura. Lo que cuesta es la puesta a punto, y se paga una vez.
Cómo saber si funcionó
Con dos números que se pueden tener a las cuatro semanas.
Cuántos descuadres reales encontró y cuánto suman en dinero. Y cuántos avisos falsos hubo por cada acierto. Si la segunda cifra es alta, no está listo; si es baja y la primera es mayor que el costo, está pagado.
Compárese con el otro candidato, el de decidir a qué cliente llamar. ¿Cómo se mide si acertó? Con la venta, que llega meses después, y sin saber si vino por la llamada o por otra cosa.
La regla, para llevar
Antes de elegir un proceso para automatizar, hágase una sola pregunta: si el sistema se equivoca, ¿cuánto tardo en enterarme?
Si la respuesta se mide en segundos o en minutos, ese es el proceso por el que hay que empezar. Si se mide en meses, quizá sea el proceso más importante de la empresa, pero será el segundo o el tercero de la lista, porque no habrá manera de saber si está funcionando hasta que sea tarde.